企業(yè)產(chǎn)品從企業(yè)倉庫中流出去，這支作業(yè)可說可小。但是，若對于產(chǎn)品出貨不進(jìn)行有效的管理的話，會給企業(yè)管理帶來不少的困擾。
如客戶要求一次性到貨，但是，由于企業(yè)出貨管理員的疏忽，訂單只完成部分的情況下，就匆匆忙忙把貨物發(fā)給客戶企業(yè)了。從而，導(dǎo)致了客戶的投訴。
如企業(yè)規(guī)定，該筆貨是預(yù)收款業(yè)務(wù)，企業(yè)的客戶只有付清款項的情況下，才能夠發(fā)貨。但是，若不在系統(tǒng)里加以控制的話，倉庫管理員很可能因一時的疏漏，就把貨給客戶了。當(dāng)貨給客戶后，什么時候付款就掌握在企業(yè)的手里了。若該客戶是預(yù)收款客戶，則在出貨時，要在系統(tǒng)里進(jìn)行控制，讓系統(tǒng)幫助用戶來判斷客戶是否已經(jīng)付款，沒付款就不能出貨。
另外，在一些特殊的情況下，企業(yè)可能還允許在沒有銷售訂單的原始單據(jù)的情況下，也允許出貨。但是，在大多數(shù)情況下，為了企業(yè)資產(chǎn)的安全，企業(yè)還是要求所有的出貨必須都有對應(yīng)的銷售訂單。無論哪種情況，在ERP系統(tǒng)中都要能夠通過配置進(jìn)行靈活的控制。以最大程度的保障企業(yè)資產(chǎn)的安全。
為了實現(xiàn)以上目標(biāo)，ERP系統(tǒng)在出貨時，提供了多種控制方式。這里我以當(dāng)今最大的開源ERP系統(tǒng)“compiere”為例，介紹其出貨的六種控制方式。
第一種出貨規(guī)則：有效。
若在系統(tǒng)中，把出貨單的出貨規(guī)則設(shè)置為有效的話，則表示“不允許負(fù)庫存出貨”。也就是說，若庫存只有50套，而若銷售訂單要出的話有100套的話，則根據(jù)銷售訂單生成出貨單時，就會產(chǎn)生錯誤，提示“庫存不足不能保存”。
系統(tǒng)為何要進(jìn)行如此控制呢?這主要是考慮企業(yè)實際管理的需要。我們一般在倉庫管理上，是不允許負(fù)庫存的出現(xiàn)。若出現(xiàn)負(fù)庫存，要么說明企業(yè)庫存帳有錯誤，要么就說明庫存數(shù)量還達(dá)不到要出貨的數(shù)量。無論從哪一種情況出發(fā)，都要企業(yè)再回去進(jìn)行檢查，做出相應(yīng)的調(diào)整。所以，系統(tǒng)為了防止負(fù)庫存的出現(xiàn)，在根據(jù)銷售訂單轉(zhuǎn)換為出貨單的時候，會進(jìn)行庫存是否足額的判斷，若庫存不夠的話，就不會生成相關(guān)的出貨單，會提示“庫存不足”的錯誤。
若我們把出貨規(guī)則設(shè)置為有效的話，則其必須要有原始單據(jù)，也就是說，其出貨單一定要根據(jù)銷售訂單轉(zhuǎn)換過來，否則的話，其就沒有參考的依據(jù)了。同時，若采用這個出貨規(guī)則的話，還要注意一個問題，就是若要正確生成出貨單，則必須要保證訂單中所有的項目都有足夠的庫存。如一張銷售訂單中有兩個產(chǎn)品，一個產(chǎn)品的訂單量為100套，另一個產(chǎn)品為200套。若采取這個規(guī)則的話，則在生成出貨單的時候，要保證這兩個產(chǎn)品都有足夠的庫存數(shù)量，否則的話，就會出現(xiàn)錯誤提示，不能生成出貨單。
第二種出貨規(guī)則：強制。
有時候，可能企業(yè)庫存中，確實有這么多的實物，但是由于庫存帳方面的原因，導(dǎo)致系統(tǒng)帳上沒有這么多的數(shù)量，此時，因為時間關(guān)系，企業(yè)來不及去查找錯誤了?？蛻粝胂劝沿浳锇l(fā)出去，然后再尋找錯誤，并進(jìn)行相應(yīng)的帳務(wù)處理。
遇到這種情況，企業(yè)就可以擦球第二種出貨規(guī)則，強制。若在系統(tǒng)中，設(shè)置這一種出貨規(guī)則的話，則系統(tǒng)不管有沒有足夠的庫存，都會強制生成一張出貨單。這里要注意的是，就是根據(jù)這種規(guī)則生成的出貨單，其庫存往往會出現(xiàn)負(fù)數(shù)。
一般遇到庫存是負(fù)數(shù)時，月底結(jié)算成本的時候，就會麻煩一點。因為若庫存是負(fù)數(shù)的話，就會影響產(chǎn)品的庫存金額，從而影響產(chǎn)品的發(fā)料成本，最終影響產(chǎn)品的實際生產(chǎn)成本。所以，我在實施項目的時候，一般會提醒用戶，在月底進(jìn)行成本結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)的時候，最好在這支作業(yè)進(jìn)行之前，先檢查一下庫存，若發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量有異常，特別是存在負(fù)數(shù)的情況，要先進(jìn)行調(diào)整。把庫存數(shù)量調(diào)整以后，再進(jìn)行成本結(jié)轉(zhuǎn)的相關(guān)工作。
第三種出貨規(guī)則：完成行。
若我們現(xiàn)在銷售訂單中有兩個項目，一個產(chǎn)品是17寸顯示器，其預(yù)計出貨日期為4月20日;另一個是15寸液晶顯示器，其交貨日期是5月5日。此時，在根據(jù)銷售訂單生成出貨單時，若按以上兩種規(guī)則，“有效”或者“強制”的話，就不行了。因為以上兩種方式，在生成的出貨單中，包括銷售訂單中的所有行，即使銷售訂單的交貨日期不同，也會在同一張出貨單上顯示。所以，這就不符合企業(yè)運作的要求。
我們希望，能夠按行來進(jìn)行出貨。當(dāng)銷售訂單的某一行生產(chǎn)完成后，我們生成出貨單的時候，已經(jīng)完工的銷售訂單的行項目，就可以生成銷售訂單了;而沒有完工的銷售訂單項目，不會影響出貨單的正常生成。到以后銷售訂單其余項目完成時，再根據(jù)銷售訂單轉(zhuǎn)換出貨單時，就可以把剩余的行項目生成對應(yīng)的出貨單了。
這里要注意一點，如上面的一個例子中，即使銷售訂單中兩個行項目交貨日期不同，但是，在我們企業(yè)交貨的時候，如果在4月25日進(jìn)行交貨的時候，這兩個項目已經(jīng)都完成了，那我們根據(jù)這張銷售訂單生成出貨單的時候，生成的出貨單上，會帶出這張訂單的兩個項目，而不是已經(jīng)到期的一個項目。
也就是說，若采取“完成行”的出貨政策的時候，其考慮的是該銷售訂單行的庫存數(shù)量，而不會考慮你具體行的交貨日期。只要庫存數(shù)量足夠了，即使交貨日期還沒有到期，也會生成對應(yīng)的出貨單。反過來，若交貨日期到了，庫存里沒有足夠多的發(fā)貨數(shù)量，其仍然不能生成出貨項目。
所以，若要根據(jù)銷售訂單行的交貨日期來生成出貨單的話，利用這個出貨政策還是不可行的。
