一、采購業(yè)務(wù)管理和采購管理信息化

　　采購業(yè)務(wù)是供應(yīng)鏈上的一個關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是最基本的活動之一。在當(dāng)代人類社會中，任何國家、企業(yè)、社團(tuán)、機(jī)構(gòu)、甚至個人，都離不開采購活動。采購的對象既可以是實(shí)物，如原材料、零部件等，也可以是非實(shí)物，如服務(wù)、知識、設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)、想法、創(chuàng)意等。因此，我們說采購管理就是一個組織將要采購的對象經(jīng)過一系列的安排和行動從廣義的供應(yīng)商那里獲取到自己的組織內(nèi)部、同時對相應(yīng)伴隨的商流、資金流、物流、信息流、知識流、服務(wù)流等的全部管理過程。

　　采購管理的信息化源于制造業(yè)，在產(chǎn)品生產(chǎn)的過程中，物料采購的成本所占比例相當(dāng)之高，而且在許多行業(yè)中這種比例是不斷呈上升趨勢的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，美國制造業(yè)的物料采購成本占其銷售額的比重從20世紀(jì)40年代的40%增加到60年代的50%、90年代的60%以上，到了21世紀(jì)后，有些企業(yè)的采購額竟高達(dá)80%，特別是在最近的能源與原材料價格不斷上漲的形式下，這種趨勢更加明顯。為此，采購業(yè)務(wù)管理被人們列為獲取競爭優(yōu)勢的根本能力之一。

　　由于采購業(yè)務(wù)對國家、行業(yè)及企業(yè)的重要性，以美國為代表的歐美國家還專門設(shè)立了采購經(jīng)理人指數(shù)PMI（Purchase Management Index），作為家國制造業(yè)的體檢表，它除了用來衡量本國制造業(yè)在采購與生產(chǎn)的主要狀況外，還對新訂單、商品價格、存貨、 雇員、訂單交貨、新出口訂單和進(jìn)口等八個范圍進(jìn)行了表述。2005年4月底，我國在北京和香港兩地發(fā)布了中國的采購經(jīng)理人指數(shù)PMI，它包括了制造業(yè)和非制造業(yè)采購經(jīng)理指數(shù)，并與GDP一同構(gòu)成我國宏觀經(jīng)濟(jì)的重要指標(biāo)體系。

　　采購業(yè)務(wù)管理的演變是隨著市場的變化和采購業(yè)務(wù)需求的不斷發(fā)展而逐漸推進(jìn)的，因此來實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈上動態(tài)的需求與供給的匹配與平衡，完成供應(yīng)鏈上的加工、制造、批發(fā)、零售等的業(yè)務(wù)運(yùn)營。而采購管理信息化的作用就是利用信息技術(shù)、特別是計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)來實(shí)現(xiàn)更多的采購流程計(jì)算機(jī)化管理和完成采購業(yè)務(wù)各層面的優(yōu)化，因此為了適應(yīng)采購業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐，采購管理信息化也在不斷地完善與發(fā)展，在不同的時段以不同的方式來支持采購管理業(yè)務(wù)的運(yùn)作，同時也促進(jìn)了采購業(yè)務(wù)的進(jìn)一步向前發(fā)展。

　　二、采購管理信息化的發(fā)展階段與演變過程

　　采購管理信息化的起源是從制造業(yè)開始的，最初是由于物料的供給無法滿足生產(chǎn)制造的需求而萌發(fā)的，經(jīng)過不斷地演變與發(fā)展至今，其歷程大致可分為以下五個階段。

　　1．采購管理信息化的第一階段

　　物料需求計(jì)劃MRP階段：從20世紀(jì)60年代期至80 年代初。當(dāng)時的市場是處于賣方市場，只要生產(chǎn)出產(chǎn)品就不愁賣不出去，制造業(yè)管理的重心是如何生產(chǎn)出更多的產(chǎn)品，因此采購業(yè)務(wù)的主要任務(wù)是如何買到盡量多的物料來保證完成生產(chǎn)，因?yàn)橹灰I進(jìn)原材料并生產(chǎn)出產(chǎn)品就保證能夠賣出去。該階段是采購管理信息化的初始階段，當(dāng)時MRP是為了解決訂貨點(diǎn)法的不足而產(chǎn)生的，由于MRP運(yùn)算的數(shù)據(jù)量很大，靠手工計(jì)算非常困難，所以隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，MRP得到了快速發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，并一直延用至今， 仍然是ERP計(jì)算物料需求的核心部分。MRP結(jié)合了生產(chǎn)訂單對產(chǎn)品的構(gòu)成進(jìn)行管理，按照產(chǎn)品的BOM展開、并對照現(xiàn)有庫存的可用量，利用計(jì)算機(jī)軟件來計(jì)算物料需求，計(jì)算出某個訂單什么時候需要什么物料，實(shí)現(xiàn)對“何時購買”、“購買多少”等進(jìn)行管理。同時還實(shí)現(xiàn)了用計(jì)算機(jī)對倉庫物料的庫存進(jìn)行記錄，并把采購與生產(chǎn)業(yè)務(wù)聯(lián)系在了一起，以及實(shí)現(xiàn)了從采購訂單的申請、審核、批準(zhǔn)一直到發(fā)給供應(yīng)商和部分物料接受、入庫的信息化管理。

　　2．采購管理信息化的第二階段

　　制造資源規(guī)劃MRPII階段：從20世紀(jì)80年代至90年代初。由于市場的競爭，從賣方市場逐漸轉(zhuǎn)向了買方市場，企業(yè)必須要考慮生產(chǎn)什么才能更好地賣出去，因此采購業(yè)務(wù)不再是簡單的買進(jìn)，而是融入了“采”，首先要精心挑選，然后再“購”進(jìn)。在管理“采”與“購”的同時還要考慮在系統(tǒng)內(nèi)管理其他因素，如供應(yīng)商信息、采購流程中的財務(wù)信息，物料質(zhì)量信息等。此時的采購管理信息化上升為MRP II，但它在此階段僅是被那些行業(yè)中的領(lǐng)軍企業(yè)所采用，而在我國，更是起步較晚。MRP II將與制造相關(guān)的一些業(yè)務(wù)集成在一起，形成一個以制造為中心的系統(tǒng)整體，提高了生產(chǎn)效率。

　　在采購業(yè)務(wù)方面，MRP II除了MRP的管理功能外，還形成了其他幾條采購管理信息化主線，如：①實(shí)現(xiàn)了對供應(yīng)商的管理，包括供應(yīng)商的各種相關(guān)信息、記錄了供應(yīng)商在供貨與交付中的表現(xiàn)，如價格、質(zhì)量、準(zhǔn)時交貨率三項(xiàng)指標(biāo)；②對物料交付的整個接收過程進(jìn)行管理，根據(jù)原始采購訂單上的各項(xiàng)條款，檢查接收的貨物是否一致，并將其入庫；③倉庫的信息化管理，包括了出入庫、庫內(nèi)的盤點(diǎn)、移庫、庫存查詢等作業(yè)的信息化管理；④全部采購業(yè)務(wù)過程的財務(wù)信息化管理，包括庫存出入庫時在財務(wù)帳上的體現(xiàn)、固定資產(chǎn)的財務(wù)管理、與物料成本相關(guān)的財務(wù)管理、物料驗(yàn)收后的發(fā)票管理、以及與付款相關(guān)的AP管理等，都實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化的管理過程；⑤物料接受時的質(zhì)量管理，如果質(zhì)量不合格，則無法進(jìn)行正式入庫、生成發(fā)票和入財務(wù)帳等業(yè)務(wù)；等等。

　　MRP-II的創(chuàng)始人之一，Oliver Wright 曾對美國成功運(yùn)用MRP的企業(yè)所獲得的效益進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果表明，企業(yè)實(shí)施MRP-II之后，在采購方面取得的效益有：采購成本下降了5%、庫存成本下降0-30%、庫存水平反映良好（庫存正確率提高），報表數(shù)字合理而迅速。