近年來,銀保監(jiān)會發(fā)布多項管理辦法,持續(xù)深入推進銀行機構(gòu)做好做實內(nèi)控合規(guī)管理。人民銀行、建設(shè)銀行、民生銀行等各大銀行紛紛響應(yīng),通過一系列舉措,強化“內(nèi)控合規(guī)管理提升年”建設(shè)。
要嚴格落實合規(guī)性審核要求,規(guī)范審核工作流程、強化法律專業(yè)隊伍建設(shè)、切實提高審查質(zhì)效是關(guān)鍵。合同管理是其中不可忽視的薄弱環(huán)節(jié),如人民銀行鄭州中支就合同管理指出了,要狠抓制度建設(shè),夯實牽頭和經(jīng)辦部門職責(zé),增加合同范本種類,實行全流程監(jiān)督,注重相關(guān)法律法規(guī)培訓(xùn),強化防范風(fēng)險隱患。
6大舉措,提效合同管理
各大銀行通過制度建設(shè)、培訓(xùn)活動、自動化合同管理系統(tǒng)引入等不斷提升合同管理水平,確保合同的合法性和有效性,降低潛在風(fēng)險,保護利益并維護良好的商業(yè)關(guān)系。常見的6大有效管理措施有:
1.建立管理機制:明晰合同起草、審核、簽署、履行、糾紛解決、檔案管理和監(jiān)督檢查等關(guān)鍵節(jié)點的內(nèi)容及要求,做到權(quán)責(zé)清晰、相互制約,對合同管理過程進行監(jiān)測,并及時報告潛在的合規(guī)風(fēng)險和問題。
2.標(biāo)準化合同模板:制定標(biāo)準的合同范本,確保合同的一致性和合規(guī)性。這些模板應(yīng)該包含必要的法律條款和合規(guī)要求,并得到法律和合規(guī)團隊的審查和批準。
3.優(yōu)化合同流程:制定標(biāo)準、程序化的合同管理流程,合同的創(chuàng)建、審批、簽署、變更和終止等方面,實現(xiàn)合同全鏈條、全過程閉環(huán)管理。
4.定期專項培訓(xùn):開展合同管理培訓(xùn)活動,向員工傳達合同管理的重要性和注意事項。提高員工的合規(guī)意識,并確保他們理解和遵守合同管理政策和流程。
5.引入合同管理系統(tǒng):引入專業(yè)的合同管理系統(tǒng),實現(xiàn)數(shù)字化、智能化合同的創(chuàng)建、簽署、存儲和跟蹤。這樣可以減少人工手動處理的錯誤和延誤,提高合同管理的效率和準確性。
6.第三方審核和盡職調(diào)查:定期進行第三方審核和盡職調(diào)查,評估合同管理的合規(guī)性和有效性,提供獨立的驗證和建議,幫助銀行改進其合同管理實踐。
頭部銀行合同管理數(shù)字化啟示
藍凌智慧合同實驗室專家指出,銀行合同管理的核心需求在于以助力業(yè)務(wù)為中心,提效降本,防范風(fēng)險,提升交易質(zhì)量。合同管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)在于“三化”:內(nèi)外協(xié)作在線化、合同業(yè)務(wù)標(biāo)準化、業(yè)管聯(lián)動一體化,覆蓋合同管理全生命周期,對不同的合同類型實現(xiàn)差異化管理,支撐多層級、跨組織的合同管理需要。
某頭部城商行在業(yè)務(wù)高增長的形式下,過去傳統(tǒng)線下的合同管理已無法滿足業(yè)務(wù)部門對合規(guī)風(fēng)險管控方面的高效率、高質(zhì)量要求;同時,合同管理各環(huán)節(jié)信息脫節(jié),信息孤島嚴重;缺少業(yè)務(wù)類合同與非業(yè)務(wù)類合同的差異化管理的支撐載體。
針對以上問題,藍凌合同管理專家按照該城商行無紙化辦公轉(zhuǎn)型的要求,根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展與風(fēng)險管控需要,開展全行集中化合同管理系統(tǒng)建設(shè),支撐總部及各分支機構(gòu)對外簽訂的各類型合同集中統(tǒng)一管理。同時,將合同管理平臺的能力開放給旗下村鎮(zhèn)銀行,為村鎮(zhèn)銀行的提升合同管理水平提供保障。合同管理系統(tǒng)的建成,為銀行帶來3大效益:
1.提高合同管理效率:減輕大量的人工查詢、人工錄入工作量,提高合同流程管理效率。
2.提高合同管理規(guī)范化水平:通過建立標(biāo)準合同庫,實現(xiàn)標(biāo)準合同的編號及版本控制,強化標(biāo)準合同版本溯源和版本的系統(tǒng)硬約束。
3.實現(xiàn)合同全生命周期管理,提升合同管理數(shù)據(jù)支撐作用:通過對系統(tǒng)中合同數(shù)據(jù)的全面采集和分析,除便捷地查詢統(tǒng)計外還能對合同的交易對手、履約情況、風(fēng)險狀況等進行智能化分析,為改進合同管理、強化業(yè)務(wù)決策支撐等提供參考。
藍凌銀行智慧合同解決方案
數(shù)智化辦公專家藍凌,深耕銀行企業(yè)數(shù)字化服務(wù)多年,已經(jīng)攜手廣州銀行、東莞銀行、晉商銀行等建立了集易用、開放、可擴展、易開發(fā)等特性于一體的合同管理平臺,全場景支持,實現(xiàn)穩(wěn)定、安全的合同集中管理。藍凌智慧合同管理平臺,擁有十大能力:
1.合同數(shù)據(jù)中心:全鏈路數(shù)據(jù)資產(chǎn)沉淀與應(yīng)用,數(shù)據(jù)可視化,提升決策力。
2.合同模板管理:建立合同模板庫,實現(xiàn)合同文本標(biāo)準化管理,防范合同文本風(fēng)險。
3.條款結(jié)構(gòu)化管理:條款多版本管理,母子條款,條款授權(quán),條款使用統(tǒng)計。
4.便捷在線擬稿:自動套用范本及調(diào)用條款、填寫權(quán)限控制、編輯修訂留痕。
5.靈活合同審查:合同評審規(guī)則標(biāo)準化,強大的流程引擎,提升合同審查效能。
6.電子合同快簽:實名驗證簽署,多樣化的用印方式,簽署進度跟蹤,安全保障。
7.合同歸檔臺賬:支持合同全量信息歸檔,按需配置自定義臺賬,授權(quán)查詢、多維度篩查。
8.差異化履約管理:履行全過程一張圖,全面掌握相關(guān)數(shù)據(jù),實時感知業(yè)務(wù)動態(tài)。
9.風(fēng)險動態(tài)管理:統(tǒng)一相對方信息管理,大數(shù)據(jù)審查,多種提示預(yù)警,實現(xiàn)事前預(yù)防,事中監(jiān)測,事后救濟。
10.智能化管理:實現(xiàn)合同智能抽取、填寫、審閱、電子文檔比對、紙質(zhì)合同OCR比對。
藍凌合同管理平臺,擁有強大的系統(tǒng)集成能力,同步支持全面移動化應(yīng)用,實現(xiàn)合同全生命周期管理,為銀行構(gòu)建企業(yè)級合同管理共享服務(wù)能力,賦能提升合規(guī)經(jīng)營水平,激發(fā)更高效業(yè)務(wù)能力。
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